目前,物流中心的業務大都實現了信息化管理,但使用效果卻各不相同。有的主要用于文秘、統計業務,有的用于柜臺業務和財務管理,有的用于輔助經營決策,制定投資和經營計劃等。
近年來物流行業興起中心倉儲業務,物流中心的倉儲系統一般包括收貨、存貨、取貨、配貨、發貨等環節。物流的中心倉儲的目的就是實現有效的物流管理,整合資金流、物流、信息流,使之能夠達到最佳的組合,起到最大的經濟效益。
信息化處理發生在物流存儲這方面的一切信息,像貨物的出入庫及在庫管理操作,以及倉儲存儲空間的劃分以及分配,物流倉儲系統的很多環節都選擇使用計算機來完成管理工作,具體有以下幾個環節。
一、進出庫數據的采集
為了使整個系統管理所需要的信息準確可靠,應在貨物進出庫時采集數據。入庫數據主要來自收貨的單證,這些信息必須經過入庫時的實物核對。出庫信息則通過出庫憑證獲得。貨物進出庫信息的采集必須及時,每天定時進行采集和數據的輸入,也可以借助于條形碼技術實現進出庫業務的即時數據采集。這樣就能保證系統數據的動態變化,保證存儲數據的準確性。信息采集時,應包含的項目有:貨物名稱、數量、重量(毛重和凈重)、價格、貨主名、出入庫時間、貨損貨差、交接雙方的責任人、倉儲貨位以及保管等級和特殊要求等。
二、數據統計分析
倉庫貨物管理部門在對數據進行采集后必然要對零散的數據進行管理,通過一些統計和分析運算來滿足各相關部門對數據的不同要求。因此,系統一般應具備以下功能:
1.貨物進出庫單據的生成。
2.貨物分類查詢。
3.按期統計(由于處理量較大,可采用分批處理方式)功能。統計表有進出庫報表、庫存貨物日變動表、過期無人認領的貨物統計表、按ABC分類方法得出的統計報表以及短缺貨物明細表等。
4.庫存貨物進出庫動態變化計算與分析功能。
5、倉庫存貨發展預測計算與分析功能等。
三、庫場盤點
在系統中,盤點工作前分為協助選出應盤點的貨物和協助處理盤點數據。系統使用人員可通過一些關鍵詞來確定需清點的貨物,如可用貨物的編號、庫存地點、ABC類型、存貨批量、貨主以及這些項的某種組合。應用信息化可以進一步發展為“連續盤點”的現代化盤點方式。在選出需盤點的貨物后,系統可輸出包含有計劃庫存數據和供填寫實際庫存的空格,當采集到實際庫存數據后,系統將對實際數據和計劃庫存數據進行核查,并提供偏差結果,通過簿記功能來消除偏差。
信息化管理物流倉儲技術的優勢在于將處理工作按照一定的比例分配到客戶端和服務器端上去執行,這樣就減少了網絡傳輸的工作量,從而合理地利用了資源,提高了應用開發的效率。
信息化的廣泛應用為倉儲現代化提供了基礎條件,也是物流業實現科學管理必備條件,才能更加合理有效地組織、指揮、調度、監督物資的入庫、出庫、儲存、裝卸、搬運、計量、保管、財務、安全保衛等倉儲的各項活動,才能達到高質量、高效率,才能取得較好的經濟效益。如,庫房溫濕度自動檢測系統的應用。有些倉庫的溫、濕度條件要求比較嚴格,可安裝溫、濕度巡檢儀,分別檢測庫內主要點位的溫、濕度數據,各點的測量數據傳送到信息化處理中心進行處理和顯示,當測量值超出規定范圍時,會發出警示信息,提醒管理人員進行處置,最大利益的避免倉儲貨品受損。
由于信息化處理中心的運算速度快、信息容量大,加上信息可以在網絡上傳輸,所以在倉儲管理中的作用越來越大,首先需要建立一個信息化處理中心局域網絡,這個網絡通過遠程網與外部相連,內部要實現對物資的入庫、出庫、儲存、計劃、統計、財務、倉容、設備車輛、基建、保衛、人事、文檔等主要環節的計算機管理,并實現綜合查詢、分析以及通訊管理功能。計算機可以對物資的需求量進行比較準確的預測,制定出配送的優化方案,供決策者參考,對經營決策發揮“支持”作用,成為經營決策的有效工具。